中南大學(xué)湘雅三醫(yī)院:構(gòu)建醫(yī)院全流程智慧督辦系統(tǒng) 促進(jìn)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展
督察督辦工作是實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、管理過程中一個(gè)必不可少的重要環(huán)節(jié),是確保醫(yī)院政令暢通,決策落實(shí)到位,提高工作效率,提升管理效能,促進(jìn)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的重要手段。督辦是一項(xiàng)重要而復(fù)雜的工作,中南大學(xué)湘雅三醫(yī)院自2012年起,醫(yī)院辦公室將督察督辦流程作為OA辦公系統(tǒng)的重要組成部分,經(jīng)過8年的持續(xù)改進(jìn),該流程現(xiàn)已經(jīng)成為醫(yī)院行政管理在重要手段之一,并形成一套成熟的全流程智慧督辦系統(tǒng)。
以法制建設(shè)為基礎(chǔ),全面完善督辦機(jī)制。
醫(yī)院以依法治院為基礎(chǔ),以院內(nèi)各級(jí)黨組織和部門、科室為督辦對(duì)象,以貫徹落實(shí)“領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)、注重實(shí)效、實(shí)事求是、秉公辦事” 的督辦工作原則,以提高醫(yī)院決策事項(xiàng)執(zhí)行實(shí)效為工作目標(biāo),以院內(nèi)各項(xiàng)工作的辦理環(huán)節(jié)為督辦范圍,按照醫(yī)院督辦工作需要而制定的辦公督辦流程,出臺(tái)《中南大湘雅三醫(yī)院督辦工作管理辦法》,制定《中南大學(xué)湘雅三醫(yī)院督辦工作制度》,實(shí)現(xiàn)督辦工作的制度化、規(guī)范化和科學(xué)化。明確規(guī)定了督辦工作類型、工作內(nèi)容、工作職責(zé)、具體實(shí)施、工作程序和工作要求。從督辦工作的擬辦、承辦、檢查催辦、完成、延期完成、未完成、反饋通報(bào)和考核等方面形成閉環(huán)式的規(guī)范程序,加強(qiáng)對(duì)督察督辦的管理,切實(shí)保障在規(guī)定內(nèi)和指定時(shí)限內(nèi)完成各項(xiàng)工作,規(guī)范醫(yī)院內(nèi)部審批機(jī)制,實(shí)現(xiàn)行政管理與服務(wù)的“公開、規(guī)范、科學(xué)、高效、廉潔、文明”。
以解決問題為導(dǎo)向,精準(zhǔn)嚴(yán)抓督辦落實(shí)。
醫(yī)院督辦事項(xiàng)的落實(shí)講求實(shí)效,從擬辦、催辦、落實(shí)、反饋等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)入手,對(duì)督辦事項(xiàng)辦理不力的部門(科室)負(fù)責(zé)人和直接責(zé)任人,實(shí)施約談、追責(zé)問責(zé)機(jī)制,確保督察督辦事項(xiàng)的落實(shí)。督辦類型包括黨委會(huì)督辦,院務(wù)會(huì)督辦,重點(diǎn)或?qū)m?xiàng)督辦,內(nèi)容涵蓋上級(jí)單位重大決策、重要會(huì)議決議、決定和重要工作部署需醫(yī)院貫徹落實(shí)以及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)醫(yī)院有關(guān)問題做出的重要指示、批示和交辦事項(xiàng)。督辦事宜采取領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制,遵循一事一辦的原則,精準(zhǔn)擬定,相互協(xié)調(diào)。督辦事項(xiàng),狠抓落實(shí),注重實(shí)效,不得相互推諉和拖拉延誤,做到事事有著落,件件有回音。督辦事宜涉及多個(gè)部門(科室)協(xié)同推進(jìn)時(shí),由院級(jí)層面授權(quán)牽頭部門(科室)負(fù)責(zé)人,并在督辦管理系統(tǒng)發(fā)布二級(jí)督辦時(shí)限要求。在事項(xiàng)辦理過程中,可通過督辦流程在線與各部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào),予以幫扶指導(dǎo),高效協(xié)作。對(duì)督辦事項(xiàng)辦理不力的部門(科室)負(fù)責(zé)人和直接責(zé)任人,實(shí)施約談、追責(zé)問責(zé)機(jī)制。對(duì)未按時(shí)完成的督辦事項(xiàng),進(jìn)行上會(huì)通報(bào),并由相應(yīng)分管院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行解釋,分析并提出整改方案后,根據(jù)決議,再限期辦理。
以全流程信息化為推手,助力效率效益雙提升。
以PDCA循環(huán)理論為基礎(chǔ),不斷完善辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的督辦流程建設(shè),實(shí)現(xiàn)催辦、檢查、跟蹤、查詢、通報(bào)、反饋等基本督辦功能,建立一套周期辦理、超時(shí)提醒、完成存檔、統(tǒng)計(jì)查詢和績效考核機(jī)制,形成一套精準(zhǔn)、科學(xué)的督辦體系。做到有文可依、有事可辦、有痕可留、有檔可查,真正實(shí)現(xiàn)督辦的全過程管理。督辦流程中設(shè)計(jì)了較強(qiáng)的記錄和統(tǒng)計(jì)分析功能,從各經(jīng)辦人員和責(zé)任人接收督辦時(shí)間、督辦進(jìn)度、催辦次數(shù)等數(shù)據(jù)對(duì)各經(jīng)辦人的勞動(dòng)量和勞動(dòng)效率得到快速、準(zhǔn)確的反映,精確到完成督辦的具體耗時(shí),以數(shù)據(jù)來調(diào)動(dòng)各部門、各科室人員的辦事積極性,挖掘內(nèi)部潛力,提高辦事效率,使問題得到最大限度的解決。全流程信息化幫助解決督辦管理過程的統(tǒng)一性、便捷性、實(shí)時(shí)性、協(xié)同性、安全性等問題,實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理的智能化,提高管理效率,促進(jìn)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。
以高質(zhì)量辦結(jié)為目標(biāo),高效科學(xué)管理促發(fā)展。
為提升督辦工作效率,確保督辦工作有效落實(shí),醫(yī)院科學(xué)運(yùn)用督辦統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),將督辦總結(jié)情況納入績效考核,與中層干部任免及測評(píng)掛鉤,從實(shí)際出發(fā),促進(jìn)督辦事項(xiàng)高質(zhì)量辦結(jié)。醫(yī)院實(shí)施督辦事項(xiàng)通報(bào)考核工作制,黨委會(huì)、院務(wù)會(huì)督辦原則上一個(gè)月或一個(gè)季度通報(bào)一次,重點(diǎn)或?qū)m?xiàng)督辦及時(shí)通報(bào)。對(duì)督辦事項(xiàng)承辦部門(科室)負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員每年進(jìn)行一次督辦考核,考核結(jié)果納入年終評(píng)先評(píng)優(yōu)、干部任期考核、年終績效考核。
通過督察督辦系統(tǒng)的全流程管理,醫(yī)院各職能部門的管理和服務(wù)意識(shí)得到了大力提升,辦事效率和效能得到了提高。同時(shí),職能部門的各項(xiàng)工作得到了全院工作人員的理解、支持與肯定,切實(shí)做到一切以解決臨床需求為主,堅(jiān)決做好一線堅(jiān)強(qiáng)的后盾,促進(jìn)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。(中南大學(xué)湘雅三醫(yī)院供稿 案例號(hào):193104721)
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